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Datenschutzerklärung

Gültig für das FlatpeX ImmoHub — Stand: April 2026

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und die Sicherheit Ihrer Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten auf der FlatpeX Plattform verarbeitet werden.

1. Verantwortlichkeiten und Rollenverteilung

Die FlatpeX Plattform wird von der AgapeX GmbH entwickelt und betrieben (nachfolgend «Wir» oder «Plattform-Betreiber»). Die Plattform wird von Immobilienverwaltungen (nachfolgend «Verwaltung») im Rahmen eines Software-as-a-Service (SaaS) Modells genutzt, um mit ihren Mietern und Stockwerkeigentümern (nachfolgend «Nutzer») zu kommunizieren und Prozesse zu verwalten.

  • Verantwortliche Stelle (Data Controller): Im Sinne des Datenschutzgesetzes (DSG) ist Ihre jeweilige Immobilienverwaltung die verantwortliche Stelle für Ihre Mieter- und Objektdaten.
  • Auftragsverarbeiter (Data Processor): Die AgapeX GmbH handelt ausschliesslich als technischer Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung der jeweiligen Verwaltung (Art. 9 DSG).

Anbieter der Plattform (Auftragsverarbeiter):
AgapeX GmbH
Schweiz
E-Mail: privacy@agapex.ch

2. Erhobene Daten und Zweck

Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt ausschliesslich zum Zweck der Bereitstellung der Plattform-Funktionen, der Immobilienverwaltung sowie der Kommunikation zwischen den Parteien.

Welche Daten werden verarbeitet?

  • Stammdaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Wohnadresse, Telefonnummer.
  • Liegenschaftsdaten: Informationen zu Verträgen, Dokumente, Nebenkostenabrechnungen.
  • Kommunikationsdaten: Ticket-Inhalte, Chat-Nachrichten, hochgeladene Dateien und Fotos.
  • Systemdaten: IP-Adresse, Browser-Typ, Log-Dateien für Sicherheit und Fehlerbehebung.

3. Datenspeicherung und Unterauftragsverarbeiter

Wir setzen zur Bereitstellung unserer Infrastruktur sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter ein. Die Datenverarbeitung findet primär in der Schweiz oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) statt.

  • Supabase Inc.: Die Server-Infrastruktur sowie die Datenbank und Dateispeicherung werden über Supabase (Hosting in der AWS Cloud, Region Frankfurt am Main, EU) bereitgestellt.

Mit allen Subunternehmern bestehen entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge, welche hohe Standards an Datensicherheit und Datenschutz garantieren.

4. Künstliche Intelligenz und Chatbot (PeX)

FlatpeX bietet einen optionalen KI-gestützten Assistenten («PeX») an, der Nutzern bei Fragen zu ihren Dokumenten oder zur Liegenschaft hilft.

Datenverarbeitung durch KI

  • Chat-Anfragen können zur Beantwortung an OpenAI (OpenAI, L.L.C.) übermittelt werden.
  • Für Unternehmenskunden (wie FlatpeX) hat OpenAI vertraglich zugesichert, dass die übermittelten Daten nicht zum Training von KI-Sprachmodellen verwendet werden (Zero-Data-Retention Prinzip für API).
  • Die Kommunikation findet verschlüsselt statt.

Rechtlicher Hinweis (Unverbindlichkeit)

Wichtig: Die vom KI-Assistenten («PeX») generierten Antworten sind unverbindlich und basieren auf statistischer Wahrscheinlichkeit. Sie können Fehler oder Ungenauigkeiten enthalten. Die KI ersetzt keine rechtliche, vertragliche oder fachliche Beratung. Bei wichtigen oder bindenden Angelegenheiten ist stets direkt die Verwaltung zu kontaktieren.

5. Rechte der Nutzer

Nutzer haben gemäss anwendbarem Datenschutzrecht jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über gespeicherte Daten
  • Berichtigung unrichtiger Daten
  • Löschung der Daten (sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen)
  • Einschränkung der Verarbeitung

Da die Immobilienverwaltung die rechtliche Verantwortliche der Daten ist (siehe Abschnitt 1), richten Nutzer entsprechende Anfragen bitte direkt an ihre Verwaltung. Sollten Anfragen direkt an die AgapeX GmbH gerichtet werden, leiten wir diese unverzüglich an die zuständige Verwaltung weiter.

6. Sicherheit und Aufbewahrung

Wir schützen Ihre Daten durch fortschrittliche technische und organisatorische Massnahmen (darunter TLS-Verschlüsselung, Row Level Security in der Datenbank, strikte Mandantentrennung) vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses mit einer Verwaltung werden die mandantenspezifischen Daten nach Anweisung der Verwaltung gelöscht, irreversibel anonymisiert oder exportiert.

AgapeX GmbH behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf der FlatpeX Plattform abrufbar.